Správné vedení spolku vyžaduje nejen aktivní činnost jeho členů, ale také dodržování zákonných povinností. Mezi nejdůležitější každoroční úkoly patří schválení účetní závěrky, případně výroční zprávy, a dalších dokumentů souvisejících s hospodařením a činností spolku. Neplnění těchto povinností může vést k právním důsledkům, včetně sankcí ze strany rejstříkového soudu nebo finančních úřadů. V následujícím textu se podíváme na to, co konkrétně musí sportovní spolky, tedy sportovní kluby i svazy, každoročně schvalovat, v jakých termínech a jaký je správný postup při schvalování těchto dokumentů.
Účetní závěrka
Povinnost sestavovat účetní závěrku vyplývá ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví („zákon o účetnictví“) a vztahuje se na všechny účetní jednotky, včetně právnických osob majících sídlo na území České republiky, tedy i na zapsané spolky.
Účetní závěrka je souhrnným přehledem o finanční situaci spolku a je možné ji sestavit v plném nebo zkráceném rozsahu. Ve zkráceném rozsahu může účetní závěrku sestavovat účetní jednotka, která není povinna mít účetní závěrku ověřenou auditorem. Podle § 20 zákona o účetnictví musí mít účetní jednotky účetní závěrku ověřenou auditorem, pokud splní alespoň dvě z těchto tří kritérií:
• aktiva přesahují 40 milionů Kč,
• roční obrat je vyšší než 80 milionů Kč,
• průměrný počet zaměstnanců přesahuje 50.
Pokud tato kritéria nesplňujete, můžete nechat zpracovat účetní závěrku ve zkráceném rozsahu, který sestává z následujících dokumentů:
• rozvaha (bilance) ve zkráceném rozsahu,
• výkaz zisku a ztráty ve zkráceném rozsahu,
• příloha k účetní závěrce ve zjednodušeném rozsahu – doplňuje informace obsažené v rozvaze a výkazu zisku a ztráty.
Obsahové náležitosti obou druhů účetních závěrek upřesňuje Vyhláška Ministerstva financí č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví.
Účetní závěrku schvaluje nejvyšší orgán spolku, kterým je v naprosté většině případů členská schůze, ať už je v praxi označena jakkoli: valná hromada, konference, shromáždění apod. Tato pravomoc může být ve stanovách spolku svěřena jinému orgánu, což se stává v případech, kdy se členská schůze spolku nekoná každý rok,
Účetní závěrka by měla být schválena nejpozději do 6 měsíců od konce účetního období za předchozí účetní období, kterým může být kalendářní rok nebo hospodářský rok. Hospodářský rok má také dvanáct měsíců, ale začíná prvním dnem jiného měsíce, než je leden.
Účetní závěrka musí být do 30 dnů od jejího schválení zveřejněna ve sbírce listin spolkového rejstříku. Založit dokumenty do Sbírky listin je možné osobně na podatelně rejstříkového soudu, poštou, ale i elektronicky datovou schránkou, e-mailem, prostřednictvím online podání do Sbírky listin nebo prostřednictvím aplikace ePodatelna.
Výroční zpráva
Výroční zpráva je dokument, který obsahuje informace o vývoji společnosti za uplynulé účetní období a o vyhlídkách budoucího vývoje. Povinnost vyhotovit výroční zprávu mají ty spolky, které musí mít účetní závěrku ověřenou auditorem. Výroční zpráva musí být stejně jako účetní závěrka schválena členskou schůzí a zveřejněna ve sbírce listin spolkového rejstříku.
Další dokumenty
Spolek může schvalovat i další dokumenty, jestliže mu to uloží stanovy jako je například rozpočet na další období, plán činnosti a zpráva o hospodaření.
Sankce
Finanční úřad může uložit v rámci kontroly účetnictví pokutu za nesestavování a nezveřejňování účetních závěrek až do výše 6 % aktiv spolku. Rejstříkový soud může uložit pokutu až do výše 100.000 Kč a v krajním případě při opakovaném porušení povinností, kdy spolek nereaguje na výzvy rejstříkového soudu, zrušit spolek s likvidací.
Shrnutí – co a kdy členské schůze schvalují?
• Účetní závěrka musí být schválena do 6 měsíců od konce účetního období (nejčastěji 30. června) a uložena do sbírky listin do 30 dnů od schválení.
• Výroční zpráva je povinná jen pro spolky, které mají mít účetní závěrku ověřenou auditorem, ukládá se do sbírky listin.
• Další dokumenty: rozpočet, plán činnosti, zpráva o hospodaření dle stanov.
Všechny výše zmíněné dokumenty jsou schvalovány na zasedání členské schůze, o jehož průběhu by měl být pořízen zápis, ve kterém jsou zaznamenána dotyčná rozhodnutí. Můžete použít námi připravené vzory zde.
Včasné splnění těchto povinností je důležité nejen pro dodržení zákonných požadavků a vyhnutí se možným sankcím, ale také pro transparentnost a důvěryhodnost spolku v očích jeho členů, veřejnosti a orgánů státní správy, které typicky sportovním spolkům poskytují dotační prostředky.
